Das Büro der Zukunft: kleiner und kooperativer

Bisher scheint die rasche Umstellung auf Heimarbeit erfolgreich gewesen zu sein. Zurzeit gibt es sogar mehr Diskussionen denn je darüber, ob es besser wäre, Büros zu schließen und dauerhaft von zu Hause aus zu arbeiten. Neuere Untersuchungen deuten jedoch darauf hin, dass Büros weiterhin von Wert sind – sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte. Grundvoraussetzung dafür ist aber eine Weiterentwicklung dessen, was wir heute kennen.

Das Büro ist, wie sich jetzt immer deutlicher herauskristallisiert, nicht nur ein Ort der konzentrierten Arbeit, sondern auch ein Ort der Zusammenarbeit, Kreativität und zwanglosen Gespräche. Persönliche Treffen und ungeplante Begegnungen schaffen Gelegenheiten für Innovation, Wissensaustausch und informelles Mentoring. Ein Mangel daran ist nicht nur negativ für die Arbeitnehmer, sondern kann auch schwerwiegende Folgen für die Unternehmen haben. Und obwohl viele berichten, dass sie sich produktiver fühlen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, eine bessere Work-Life-Balance haben und das Pendeln sicher nicht vermissen, ist die Attraktivität des Homeoffice nicht selten zu kurz gedacht. Die oft berichteten Produktivitätssteigerungen sind in erster Linie auf längere Arbeitszeiten zurückzuführen, was das Risiko von Burn-outs erhöht. Zudem nehmen Kultur, Vertrauen und Beziehungen im Laufe der Zeit ab, wenn der persönliche Kontakt ausbleibt.

Ein hybrider Ansatz, der es den Beschäftigten erlaubt, einige Zeit „remote“, also z. B. von zu Hause aus, zu arbeiten, und das Büro gleichzeitig so weiterentwickelt, dass es noch mehr auf soziale Aspekte einzahlt, würde für viele das Beste aus beidem darstellen. Meiner Ansicht nach sind jedoch zwei Aspekte wesentlich, wenn es darum geht, die Funktion und das Layout des Büros zu überdenken:

Erstens: „kleiner“ heißt „schön“. Wir können davon ausgehen, dass die physische Grundfläche von Büros kleiner werden wird, um sich an eine reduzierte Vor-Ort-Belegschaft anzupassen. Dies führt jedoch zur logistischen Herausforderung, auf Spitzenbelastungen vorbereitet zu sein und gleichzeitig Raumvergeudung zu vermeiden. IoT-fähige Büros, die Sensordaten zur Verfolgung der Raumnutzung in Echtzeit verwenden, können umfangreiche, anonyme Daten darüber sammeln, wie viele Personen welche Art von Räumen über längere Zeiträume nutzen. Agile Konzepte mit flexibel oder gemeinsam genutzten Sitzplätzen sparen Platz, benötigen für ein reibungsloses Funktionieren aber viele Daten, wie man sie z.B. durch ein Raumflächenmonitoring in Echtzeit gewinnt. Diese Tools ermöglichen es den Mitarbeitern, Reservierungen vorzunehmen, Dienstleistungen zu buchen und die Nutzererfahrung auf vielfältige Weise zu verbessern. Eine solche Reduzierung des Platzbedarfs kann zu erheblichen Kosten- und sogar Energieeinsparungen führen.

Zweitens müssen Arbeitgeber über die simple Verkleinerung der Räumlichkeiten hinaus überlegen, welche Arten von Aktivitäten in den neuen Büros stattfinden werden. In einem möglichen hybriden Modell könnten Homeoffices zu Zentren für fokussierte, konzentrierte Arbeit werden. Das Firmenbüro wird dann zu einem Zentrum der Zusammenarbeit, wobei einzelne Arbeitsbereiche durch eine Vielzahl von Gemeinschaftsräumen wie Besprechungsräume oder Lounges ersetzt werden. Die meisten Büros werden auch weiterhin Platz für konzentriertes Arbeiten bieten müssen, da viele Menschen, insbesondere jüngere, keine geräumigen Wohnungen mit separatem Arbeitszimmer oder -platz haben. Auch diese Neugestaltung wird am effektivsten sein, wenn sie datengesteuert erfolgt. Wenn man weiß, wie oft die Mitarbeiter verschiedene Räume nutzen und mit welcher Kapazität sie belegt sind, können Büros besser gestaltet und genutzt werden.

Kleinere Büros, mehr Zusammenarbeit und agile Arbeitskonzepte – auch wenn die Umsetzung angesichts der geltenden Abstandregeln noch warten muss, sollte man auf jeden Fall schon jetzt erste Überlegungen dazu anstellen. Um den Arbeitsplatz der Zukunft vorherzusehen und zu planen, müssen Unternehmen Technologien für das Monitoring und die Verwaltung der Raumnutzung einführen. Wenn diese Daten in Building-Information-Modeling (BIM)-Systemen gespeichert werden, können sie über den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes – von der Planung bis zum Management – von Architekten, Ingenieuren und Büromanagern genutzt werden.