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New Work: Detaillierte Daten und digitale Lösungen für optimales Büromanagement

Heute sehen sich Officemanager*innen mit enormen Unwägbarkeiten, wie der täglichen Auslastung des Büros, den veränderten Arbeitsweisen und Erwartungen der Mitarbeitenden konfrontiert.

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Carlo Van Der Steen

is Senior Vice President Direct Sales and supports Spacewell’s clients and partners with proven technology solutions, clear value focus and 20 years of experience in all areas of facility management and real estate projects.

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New Work: Detaillierte Daten und digitale Lösungen für optimales Büromanagement

Dieser Artikel gehört zur Collection Smart Building

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In der heutigen Zeit werden Officemanager*innen weltweit mit großen Unwägbarkeiten konfrontiert: Wie viele Mitarbeitende werden im Büro arbeiten, zu welchen Zeiten, was werden sie dort tun und was erwarten sie von ihrer Büroumgebung? Nach dem durch die Coronapandemie ausgelösten umfangreichen „Experiment“ mit Homeoffice und Telearbeit wünschen sich die meisten Arbeitnehmer*innen die Möglichkeit, zumindest einen Teil der Zeit von zu Hause aus zu arbeiten. Und vor allem am oberen Ende des Arbeitsmarktes hatten die Arbeitnehmer*innen noch nie so viel Einfluss wie heute. Dies bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich: Die soziale Interaktion wird in aus dem Homeoffice heraus nicht optimal unterstützt. Insbesondere das Lernen am Arbeitsplatz und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen wird ohne den persönlichen Kontakt zu den Kolleg*innen erschwert.

Ein Büro, das bewusst als Ort der sozialen Interaktion konzipiert ist, kann das abfedern. Aufgaben, die Konzentration erfordern, könnten in vielen Fällen genauso gut von zu Hause aus erledigt werden könnten. Dies würde bedeuten, ein tätigkeitsbezogenes Büro zu gestalten, das an die Aufgaben und die Mitarbeitenden angepasst ist. Um den sozialen Austausch zu fördern, braucht das Büro der Zukunft weniger Einzelbüros, aber mehr Raum für Zusammenarbeit und soziale Interaktion. Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen, neudeutsch „Desk-Sharing“, unterstützt durch benutzerfreundliche technische Hilfsmittel, wird zunehmen. Wie beispielsweise Leesman in „The Home Stretch“ betont, ist es jedoch riskant zu glauben, dass Mitarbeiter*innen an einem Tag, an dem sie für eine Besprechung im Büro sind, keine Räume für individuelle, konzentrierte Arbeit benötigen. Büros, die von den Mitarbeitenden gerne aufgesucht werden, müssen demnach sowohl die individuelle als auch die gemeinschaftliche Arbeit unterstützen.

Hybrides Arbeiten als langfristige Option

Daher prüfen viele Unternehmen die Auswirkungen eines „hybriden Arbeitsplatzes“ als langfristige Option. Sie gehen zunehmend zu flexiblen Sitzordnungen über und konfigurieren ihre Arbeitsbereiche neu, um neue Arbeitsweisen zu ermöglichen. Dafür müssen sie wissen, wie viel Platz sie noch benötigen und welche Art von Platz und Ausstattung sie in Zukunft bereitstellen sollten. Um zuverlässige Entscheidungen zu treffen, können sich Unternehmen nicht länger auf uneinheitliche, unvollständige und unzusammenhängende Nutzungsdaten verlassen. Sie benötigen detailliertere und vernetzte Daten, fortschrittliche Analysen und leistungsstarke Tools zur Datenvisualisierung. Und um einen flexiblen Arbeitsplatz mit darüber verteilt arbeitenden Mitarbeiter*innen und das Konzept von "New Work" erfolgreich zu betreiben und zu warten, brauchen sie zudem Echtzeitdaten.

Der Betrieb eines Büros ähnelt immer mehr dem Fahren eines Autos. Fahrer*innen erwarten vom Bordcomputer des Autos, dass er alle wichtigen Funktionen in Echtzeit überwacht und steuert. Er soll sich sogar an veränderte Bedingungen und das eigene Fahrverhalten anpassen. Außerdem benötigt er Live-Informationen über Geschwindigkeit, Beleuchtung, Kraftstoffverbrauch, etc. sowie eine Warnung, sobald eine Störung auftritt oder ein Risiko besteht (z. B. sehr niedrige Temperaturen und Rutschgefahr). Dies ist genau die Art von Live-Daten, die auch Facility-Manager*innen und Unternehmen an einem flexiblen Arbeitsplatz benötigen, damit sie auf Informationen reagieren können, sobald diese vorliegen. Zudem helfen Echtzeitdaten den Mitarbeiter*innen, sich in der Komplexität eines hybriden Arbeitsplatzes zurechtzufinden und produktiv arbeiten zu können.

Chancen und Auswirkungen von IoT-bezogenen Technologien

Schon vor der Pandemie haben die steigende Nutzung von Co-Working Spaces, die explosionsartige Verbreitung des Internets der Dinge (Internet of Things, IoT) und das wachsende Bewusstsein für das Potenzial von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz zur Veränderung von Arbeitsabläufen zu Spekulationen über die Zukunft des Gebäude- und Arbeitsplatzmanagements geführt. Diese Fortschritte und die Vorteile, die sie in Bezug auf Flexibilität und Effizienz mit sich bringen, beruhen auf vernetzten Software-Tools. Das unabhängige Forschungsunternehmen Verdantix nennt diese "CPIP": Connected Portfolio Intelligence Platform. Eine solche Softwareplattform erfasst die Daten von Smart Buildings und wandelt sie in verwertbare Informationen um, häufig durch automatisierte Prozesse

Der Arbeitsplatz kann in einzigartiger Weise von der Fähigkeit der IoT-Sensoren und -Geräte profitieren, Daten nahezu in Echtzeit zu liefern. Gekoppelt mit leistungsstarken Analysen ermöglicht dies Gebäudemanager*innen und Unternehmen, bessere Einblicke zu gewinnen und intelligentere Arbeitsabläufe zu schaffen. Belegung, Nutzung und Raumeffizienz können optimiert, die Raumluftqualität überwacht und die Gesundheit und Vitalität verbessert werden. Auch die Energieeffizienz kann erhöht und die Gesamteffizienz des Facility-Service-Managements verbessert werden.

Diese Aufgaben beziehen sich nicht nur auf Bürogebäude. Ein Arbeitsplatz kann ein Büro sein, aber genauso gut eine Krankenhausetage, ein Flughafen oder ein Lager – kurz gesagt, jede Art von Einrichtung, in der Arbeit geleistet oder Dienstleistungen erbracht werden. All diese Arbeitsplätze müssen sich an die neue Arbeitsweise anpassen und attraktivere, zweckorientierte Räume bieten.

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